O distanciamento social e o subsequente bloqueio do governo são situações inteiramente novas para todos. Mas, mesmo durante uma pandemia, as empresas precisam manter sua força de trabalho para manter as operações funcionando. As empresas contratadas durante a pandemia enfrentam desafios únicos quando se trata de selecionar candidatos e integrar colaboradores, mas existem maneiras de tornar o processo mais fácil para todos os envolvidos.

O guia a seguir explica as possíveis armadilhas da contratação remota e sugestões para resolvê-las.

Parecer impessoal

Ao integrar colaboradores é preciso mais que o envio de um email de boas-vindas. É um desafio tratar todos os colaboradores como indivíduos únicos se você enviar a mesma carta para todos no primeiro dia. Adapte a mensagem à posição e ao departamento do colaborador e receba-o de manhã com uma videoconferência. Entre em contato com ele com frequência durante a primeira semana e atribua um mentor para ajudá-lo a se ajustar ao novo fluxo de trabalho e à cultura da empresa.

Problemas de comunicação

É mais provável que ocorram ruídos na comunicação quando empresas contratam um colaborador para iniciar o trabalho remotamente. Por exemplo, novos colaboradores podem não entender com quem entrar em contato se tiverem uma pergunta sobre o software que precisam usar para o trabalho – TI, um supervisor direto ou um colega? Eles também podem não saber o que fazer se a pessoa que eles precisam acessar não estiver disponível para responder uma pergunta.

Certifique-se de explicar esses pontos com antecedência e estabelecer quais canais de comunicação o colaborador deve usar em diferentes cenários. Por exemplo, sua empresa pode usar o email para comunicar objetivos semanais e esperar que o colaborador responda aos emails até o final do dia útil.

É importante também revisar sua comunicação com relação ao tom de voz. Algumas pessoas sofrem com pequenas nuances na escolha das palavras e, sem expressões faciais ou gestos, há menos sinais sociais disponíveis para tranquilizar alguém durante uma troca de e-mail. Como resultado, eles podem reagir defensivamente se parecer que um email é excessivamente crítico ou curto.

Reserve um minuto extra para revisar seus e-mails antes de enviá-los – ou salve-os como rascunhos para ler novamente com novos olhos depois.

Não monitorar o progresso do colaborador

Os gerentes e o RH precisam estabelecer um processo claro para documentar o progresso do colaborador e garantir que ele atenda aos marcos em um ritmo apropriado. Durante o home office, há um ônus adicional para o colaborador que é relatar o status de todas as suas atividades.

Considere criar um documento no Google Drive, Microsoft Onedrive ou um programa semelhante que o colaborador possa atualizar ao longo do dia, mostrando suas alterações em tempo real. No Google Sheets e no Microsoft Excel, você pode definir validações de dados para uma linha ou coluna especificada com vários estágios de conclusão – por exemplo, “Em andamento”, “Concluído”, “Aguardando aprovação”, “Aprovado” ou “Precisa de alterações”. Você pode até atribuir tarefas a diferentes usuários para que todos saibam o que fazer em seguida.

Falha ao conectar-se continuamente após integrar colaboradores

Os primeiros 90 dias de emprego são fundamentais. Durante esse período, novos colaboradores começam a criar um relacionamento com a empresa, sua liderança e seus pares. Eles aprendem sobre o sistema de valores da organização, normas e quais comportamentos são esperados deles.

Mas é um desafio fazer essas conexões com o distanciamento social. As pessoas podem não se sentir bem-vindas ou se identificar com os objetivos da empresa. Como resultado, é menos provável que eles participem totalmente da cultura da empresa.

Segundo a consultoria de gestão Gallup, mais de 50 anos de pesquisa provam que  colaboradores engajados têm mais chances de:

  • Procurarem novas maneiras de otimizar seu processo e desenvolverem seus pontos fortes.
  • Serem proativos em colaborar com colegas e participarem de eventos relacionados ao trabalho.
  • Assumirem a responsabilidade pelo seu desempenho.
  • Assumirem a responsabilidade com seus projetos no trabalho e agir de forma independente.
  • Superarem desafios que interferem na produtividade ou na qualidade do desempenho.
  • Atraírem candidatos a emprego de alta qualidade por meio de referências.

A cultura da empresa e o envolvimento dos colaboradores andam de mãos dadas. Para receber novos membros em sua equipe, observe os valores de sua organização. Se sua empresa deseja comunicar o reconhecimento de seus colaboradores, por exemplo, e cultivar uma atmosfera de bem-estar, apresente suas novas contratações aos programas de benefícios da empresa. Garanta que após integrar colaboradores, eles possam aproveitar ao máximo esses benefícios enquanto trabalham remotamente – por exemplo, participando de uma aula fitness virtualmente ou de uma consulta de médica online.

Não dar aos colaboradores as ferramentas necessárias

Certifique-se de que todo o equipamento essencial seja entregue pelo menos um ou dois dias antes da data de início do colaborador e confirme se tudo chegou intacto e totalmente operacional. Também é fundamental configurar o computador do colaborador com todo o software, atualizações e credenciais de login necessárias para começar a trabalhar imediatamente.

Como você não pode treinar os colaboradores pessoalmente agora, é uma boa ideia instalar um software de acesso remoto que permita ao TI controlar o computador do usuário à distância. É uma boa ideia montar materiais de treinamento e tutoriais em vídeo para ajudar a orientar os novos colaboradores sobre o fluxo de trabalho. Se você tiver estes materiais, pode ser necessário revisar e modificar o material de treinamento existente para simplificar os conceitos. Se possível, tente dividir em módulos de aprendizado separados, para que os colaboradores possam concluir gradualmente ao longo do tempo.

Como o trabalho remoto mudará o local de trabalho?

À medida que as empresas se adaptam às ordens de distanciamento social, o local de trabalho moderno será forçado a evoluir. Algumas dessas mudanças serão altamente visíveis – layouts de escritórios abertos, por exemplo, podem ficar em desuso em troca de estações de trabalho separadas ou com meias partições. Para reduzir a transmissão de doenças, as empresas também podem instalar novos sistemas de filtragem de ar, portas automáticas e dispensadores de desinfetantes para as mãos.

Mas as empresas também estão reavaliando suas políticas de presença, e muitos consultores de negócios acreditam que o trabalho remoto se tornará mais comum em geral. Em entrevista à Vox, Kate Lister, presidente da Global Workplace Analytics, explica os incentivos financeiros para permitir que os colaboradores trabalhem remotamente em parte ou em período integral:

  • O trabalho remoto pode ajudar os empregadores a economizar dinheiro com aluguel e custos de manutenção de escritório.
  • É provável que os colaboradores precisem de menos infraestrutura, incluindo móveis de escritório.
  • Os empregadores podem evitar custos de realocação e atrair candidatos para fora de sua zona de deslocamento diário.

Desde o início do bloqueio, quase 34% dos colaboradores americanos começaram a trabalhar em casa pela primeira vez. Como resultado, muitas empresas já investiram em recursos para possibilitar o trabalho remoto. Os líderes empresariais podem decidir incentivar essa tecnologia para criar mais flexibilidade e incentivos para sua força de trabalho.

À medida que os departamentos de RH se articulam para enfrentar os novos desafios ao integrar colaboradores, eles também precisam reavaliar seus pacotes de benefícios para permanecerem relevantes. Assinaturas digitais estão se tornando tão importantes quanto as vantagens convencionais de se trabalhar em um escritório físico.