5 dicas para preparar um evento virtual para seus funcionários

Enquanto milhões de brasileiros se adaptam ao trabalho remoto, muitos sentem falta dos principais elementos que mantêm uma empresa unida. Mas mesmo com o confinamento e distanciamento social, você ainda pode se conectar com os colegas de trabalho. Veja algumas boas práticas para o preparo de um evento corporativo virtual.

Como organizar eventos online da sua empresa

1.    Familiarize-se com a plataforma

Fazer uma videoconferência não é o mesmo que organizar uma reunião ou evento presencial. Tente se familiarizar com a tecnologia o mais rápido possível—aprenda a iniciar uma sessão, convidar os participantes, cortar o som do seu microfone, ligar e desligar a câmera, usar a função de chat e encerrar a ligação. Como precaução, leia a página de resolução de problemas para que você esteja preparado para reagir a um problema técnico se ele vier a ocorrer.

2.    Ajude participantes a se conectarem

Envie um e-mail com instruções detalhadas sobre como instalar e entrar no evento virtual. Encoraje seus espectadores a testarem o sistema antes do início do evento. Inclua anexos ou links para baixar o sistema e entrar na reunião. Para garantir que as pessoas não marquem dois eventos ao mesmo tempo, é uma boa ideia também criar um evento de calendário e enviar lembretes.

3.    Simplifique o processo

Presuma que seus funcionários menos familiarizados com tecnologia vão participar do evento e simplifique o processo ao máximo. Se tiver os recursos, prepare uma pequena força tarefa para ajudar participantes a resolverem problemas em seus computadores por telefone ou chat – caso eles tenham dificuldades para acessar o sistema. 

Você também pode contatar a plataforma e pedir que um representante de atendimento ao cliente esteja disponível para a primeira sessão, garantindo assim que tudo funcione corretamente. Caso as pessoas tenham problemas de conexão ou a saída de áudio não funcione adequadamente, ofereça uma opção dial-in.

4.    Comece com mais interação humana

Se você estiver organizando uma reunião de departamento, um happy hour virtual, ou uma aula de yoga, use 5 a 10 minutos no começo de cada sessão para que os participantes interajam um com o outro. É importante dar à sua equipe oportunidades para socializar, pois isso cria um senso de comunidade e gera mais conexão – mesmo que estejam trabalhando de casa. 

Conversar com os colegas pode tornar mais tranquilo o processo de adaptação a uma nova forma de trabalhar. É um jeito eficaz de ajudar seus funcionários a descontrairem, o que por sua vez irá encorajá-los a serem mais receptivos e engajados.

5.    Supere o desconforto inicial

Apenas uns poucos milissegundos de silêncio já podem gerar uma sensação de desconforto durante uma conversa – mas não permita que períodos de silêncio curtos o desanimem. Vídeo conferências causam um pequeno atraso nos padrões de conversa normais, e isso às vezes pode fazer com que o locutor pense que as pessoas não estão prestando atenção. Dê a todos o benefício da dúvida enquanto eles se acostumam com o sistema.

É importante também que os speakers olhem para a lente da câmera como se estivessem fazendo contato visual com uma pessoa na frente deles. Apesar de alguns preferirem deixar a visualização de sua câmera desligada para que a tela não os distraiam. 

Se conseguir superar o desconforto inicial de se apresentar em frente ao computador, você descobrirá que eventos virtuais têm muitas vantagens—eles permitem que as pessoas se conectem de maneira mais pessoal do que por e-mail ou telefone, fazendo com que o material fique acessível para todos, independentemente de onde estiverem. É muito mais envolvente do que uma simples apresentação de slides e é um recurso valioso para manter contato.