Si bien millones de personas en todo el mundo han aceptado trabajar de forma remota, a muchos de ellos les faltan los elementos importantes que unen a una organización. Incluso dentro de los límites del distanciamiento social, aún puede interactuar con colegas en persona. Las siguientes pautas ofrecen sugerencias para organizar un evento virtual de la empresa y llevarlo a cabo sin problemas.

Cómo Organizar Eventos de la Empresa En Línea

1. Familiarízate con el Programa

La videoconferencia no es lo mismo que organizar una reunión o evento en persona. Familiarízate con la tecnología lo antes posible—aprende cómo iniciar una sesión, invitar a los asistentes, silenciar su micrófono, apagar y encender su cámara, usar la función de chat y finalizar la llamada. Como precaución, lee la página de preguntas frecuentes del programa para que puedas anticipar cómo responder a un problema técnico si ocurre uno.

2. Ayuda a los Espectadores a Configurar sus perfiles

Envía un correo electrónico con instrucciones detalladas sobre cómo instalar e iniciar el evento virtual y alienta a los espectadores a probar el sistema antes de comenzar. Incluye archivos adjuntos o enlaces para descargar el sistema y unirse a la reunión.

Para asegurarse de que las personas no realicen reservas dobles, es una buena idea también crear un evento de calendario y enviar recordatorios.

3. Simplifica el Proceso

Asume que sus empleados menos tecnológicos asistirán al evento y simplifica el proceso para ellos tanto como sea posible. Si tienes los recursos, prepara un pequeño grupo para ayudar a los espectadores a solucionar problemas por teléfono o por chat si tienen dificultades para iniciar sesión en el sistema. Como alternativa, comunícate con la plataforma de hosting y pregunta si el servicio al cliente puede estar disponible para la primera sesión para asegurarse de que todo salga bien.

En caso de que las personas experimenten problemas de conectividad o descubran que su audio no funciona, proporcionales una opción de acceso telefónico.

4. Comienza con la interacción de manera genuina 

Ya sea que estés organizando una reunión de equipo, un  happy hour virtual o una clase de yoga grupal, tómate de 5 a 10 minutos al comienzo de cada sesión para permitir que los asistentes interactúen entre sí. Es importante darle a su equipo oportunidades para socializar porque establece un sentido de comunidad, incluso cuando trabajan desde casa. Hablar con colegas puede ser tranquilizador mientras todos se adaptan a una nueva forma de trabajar. Es una forma efectiva de ayudar a sus colegas a relajarse, lo que los alentará a ser más receptivos y comprometidos.

5. Supera las Molestias Iniciales

Muchas personas se sienten incómodas si hay una brecha en la conversación, pero no dejes que breves períodos de silencio te desanimen. La videoconferencia provoca un ligero retraso en la conversación normal, y esto puede hacer que el presentador sienta que la audiencia está desconectada. Se comprensivo a medida que se acostumbren al sistema.

 Los presentadores deben sonreír y mirar a la cámara como si estuvieran haciendo contacto visual con una persona frente a ellos. Algunos presentadores prefieren apagar la vista de su cámara para que su pantalla no los distraiga.

 Si superas la molestia inicial de presentarte frente a su computadora o teléfono, encontrarás que los eventos virtuales tienen muchas ventajas. Permiten que las personas se conecten de una manera más personal que por correo electrónico o teléfono, y hacen que el material sea accesible para todos, sin importar su ubicación. Es mucho más atractivo que una simple presentación de diapositivas y un activo valioso para mantenerse en contacto

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