Los españoles hemos cumplido más de un mes de confinamiento y teletrabajo. Incluso dentro de los límites del distanciamiento social, es muy fácil interactuar con jefes, compañeros de trabajo o familiares gracias a las plataformas para realizar videollamadas a tiempo real. Hemos recopilado algunos consejos para organizar un evento virtual en tu empresa y llevarlo a cabo con éxito.

1. Conoce el programa

Una videoconferencia no es lo mismo que organizar una reunión o evento en persona. Aprende a usar el programa lo antes posible — investiga cómo iniciar una sesión, invitar a los asistentes, silenciar el micrófono, apagar y encender la cámara, usar la función de chat y finalizar la llamada. Como precaución, echa un vistazo a la página de solución de problemas de la plataforma para que te puedas anticipar para responder a una cuestión técnica si la hubiera. 

2. Ayuda a los asistentes a configurar el evento

Envía un correo electrónico con instrucciones detalladas sobre cómo instalar e iniciar el evento virtual y anima a los espectadores a probar el sistema antes de comenzar. Incluye archivos adjuntos o enlaces para descargar antes de unirse a la reunión.

Para asegurarte de que las personas no realicen reservas dobles, es una buena idea también crear un evento en el calendario y enviar recordatorios.

3. Simplifica el proceso

Ten en cuenta que hay empleados menos tecnológicos que asistirán al evento, por eso, es muy importante simplificar el proceso tanto como sea posible. Si tienes los recursos, prepara un pequeño grupo para ayudar a los asistentes a solucionar problemas por teléfono o por chat si tienen dificultades para iniciar sesión. Como alternativa, comunícate con la plataforma de alojamiento y pregunta si el servicio al cliente puede estar disponible para la primera sesión para asegurarte de que todo salga bien.

En caso de que las personas experimenten problemas de conectividad o descubran que su audio no funciona, integra la opción de acceso telefónico.

4. Conversa con tus empleados

Tanto como si es una reunión de departamento, un after work virtual o una clase de yoga grupal, dedica de 5 a 10 minutos al comienzo de cada sesión para permitir que todos interactúen entre sí. Es importante que le des a tu equipo oportunidades para socializar porque establece un sentido de comunidad, incluso cuando trabajan desde casa. Hablar con compañeros de trabajo puede ser tranquilizador mientras todos se adaptan a una nueva forma de trabajar. 

5. Prepara la videoconferencia

La videollamada provoca un ligero retraso en la conversación normal, y esto puede hacer que el presentador sienta que la audiencia está desconectada. Sé comprensivo a medida que se acostumbran al sistema. Los presentadores deben sonreír y mirar a la cámara como si estuvieran haciendo contacto visual con una persona frente a ellos. 

Una vez realices dos o tres videoconferencias podrás comprobar que los eventos virtuales tienen muchas ventajas. Permiten que las personas se conecten de una manera más personal que por correo electrónico o por teléfono, y hacen que el material sea accesible para todos, sin importar su ubicación. Es mucho más atractivo que una simple presentación de diapositivas y es un activo valioso para mantenerse en contacto en este tiempo incierto.