Anche se milioni di Italiani sono arrivati ad accettare di lavorare a distanza, a molte aziende mancano i requisiti necessari per poter far funzionare l’organizzazione interna. Anche all’interno dei limiti imposti dal distanziamento sociale, è comunque possibile interagire faccia a faccia, con i colleghi. Le seguenti linee guida offrono dei suggerimenti su come gestire un’evento aziendale virtuale e riuscire a farlo filare liscio senza intoppi.

Come organizzare eventi aziendali online

1.    Familiarizza con il programma

Fare video conferenze non è come effettuare una riunione o un’evento di persona. Cerca di prendere confidenza con la tecnologia il prima possibile: impara ad avviare una sessione, invitare i partecipanti, chiudere il microfono, spegnere e accendere la telecamera, utilizzare la funzionalità chat e , infine, terminare la chiamata. Per precauzione, leggi le pagine di risoluzione dei problemi dell’applicazione in modo da sapere in anticipo come reagire a eventuali problemi tecnici che dovessero verificarsi.

2.    Aiuta gli spettatori a prepararsi

Invia un’email con istruzioni dettagliate su come installare e avviare l’evento virtuale e incoraggia gli spettatori a testare il sistema prima dell’ora di inizio. Includi allegati o collegamenti per scaricare il sistema e partecipare alla riunione.

Per garantire che non si verifichino prenotazioni duplicate, è una buona norma creare anche un evento di calendario e inviare dei promemoria.

3.    Semplifica la procedura

Supponendo che all’evento partecipino dei dipendenti tecnologicamente meno esperti, semplifica il più possibile l’intero processo . Se disponi delle risorse necessarie, prepara una piccola taskforce per aiutare ,gli spettatori che hanno difficoltà ad accedere al sistema e a risolvere i problemi del proprio computer tramite telefono oppure attraverso una chat. In alternativa, contatta la piattaforma e chiedi se un addetto del servizio clienti può essere disponibile in occasione della prima sessione per garantire che tutto vada per il meglio.

Nel caso in cui le persone riscontrino problemi di connettività o scoprano che il loro audio non funzioni, fornisci un’opzione per poter partecipare tramite telefono.

4.    Inizia con una autentica interazione umana

Sia che tu stia organizzando una riunione di dipartimento, un happy hour virtuale o una lezione di yoga di gruppo, dedica 5-10 minuti all’inizio di ogni sessione per consentire ai partecipanti di interagire tra loro. È importante dare al tuo team la possibilità di socializzare, perché questo aiuta a stabilire un senso di comunità e interconnessione, anche quando si lavora da casa. Parlare con i colleghi può essere confortante quando tutti si devono adattare a un nuovo modo di lavorare. È un modo efficace per aiutare i tuoi colleghi a rilassarsi, il che a sua volta li incoraggerà a essere più ricettivi e coinvolti.

5.    Supera il disagio iniziale

Ci vogliono solo pochi istanti perché la maggior parte delle persone si senta a disagio se c’è un vuoto nella conversazione, ma non lasciare che brevi periodi di silenzio ti scoraggino. La videoconferenza introduce un leggero ritardo nei normali schemi di conversazione, e questo a volte può far sentire il presentatore come se il suo pubblico fosse distratto. Concedi a tutti il beneficio del dubbio mentre si abituano al sistema.

I moderatori dovrebbero sorridere e guardare nell’obiettivo come fanno quando stabiliscono un contatto visivo con una persona che si trova di fronte a loro. Altri invece preferiscono disattivare la visualizzazione della propria fotocamera in modo che lo schermo non li distragga.

Superato l’iniziale disagio di presentarti davanti al computer o al telefono, scoprirai gli innumerevoli vantaggi degli eventi virtuali: permettono alle persone di connettersi in modo più personale rispetto all’email e al telefono, inoltre rendono il materiale accessibile a tutti, indipendentemente dal luogo in cui si trovino. Questo strumento è di gran lunga più coinvolgente rispetto a una semplice presentazione con diapositive ed è un elemento prezioso per tenersi in contatto.