Il sovraccarico di informazioni era già un problema serio prima della pandemia, ma è peggiorato molto per i dipendenti da quando il Covid-19 ha spinto gran parte del mondo in isolamento fisico, accelerando la corsa verso il lavoro permanente in remoto e il modello di lavoro ibrido. Ora è un buon momento per rivisitare i vantaggi che i datori di lavoro otterrebbero dall’aiutare i propri dipendenti a gestire meglio le loro abitudini comunicative, al fine di ridurre gli impatti negativi collegati al rintracciamento costante di email, Microsoft Teams, Slack, social media e altro. 

Già nel 2015 la Harvard Business Review aveva parlato delle conseguenze della “distrazione digitale”, concludendo che “il sovraccarico digitale potrebbe essere il problema distintivo dei moderni luoghi di lavoro. Sprechiamo tempo, attenzione ed energia in informazioni e interazioni relativamente poco importanti, tenendoci occupati ma producendo poco valore”.

Il Covid-19 ha notevolmente peggiorato la situazione. Non solo le persone si sono ritrovate improvvisamente costrette a lavorare da casa e indossare mascherine, ma il mondo del lavoro globale è stato turbato da livelli tanto alti di incertezza e paura che è quasi possibile percepirli nell’aria. Di conseguenza, la pandemia ha scatenato quello che l’International Journal of Environmental Research and Public Health ha definito “un incessante flusso di informazioni… Notizie false, teorie del complotto e cure magiche sono state condivise con il pubblico in generale a un ritmo allarmante, portando potenzialmente a un aumento dei livelli di ansia e stress e delle conseguenze debilitanti loro associate.

Il suddetto studio ha anche dato un nome a questa marea di informazioni: COVIO (Covid-19 Information Overload, o Sovraccarico di informazioni da Covid-19). 

“Il sovraccarico di informazioni può portare le persone a sentirsi impotenti, provare ansia, affaticamento e paralisi dell’azione, tutte cose inutili in qualsiasi momento, ma davvero pericolose in un periodo di pandemia”, ha affermato una ricerca inclusa in un rapporto pubblicato nella primavera 2020. “In risposta, le persone cercano dati semplici ma per lo più inutili su cui concentrarsi e, in alcuni casi, evitano completamente le informazioni”.

E non è solo questione di un ping qui o di una notifica là. Ogni comunicazione che riceviamo, sia su Gmail, Slack, Teams o altro, richiede un qualche tipo di azione corrispondente, anche se si tratta solo di capire di cosa si tratta ed eliminare l’elemento. Quindi, oltre all’interruzione cognitiva del cambio di contesto causato da un’email, è anche una richiesta di azione. 

Ecco sette modi con cui aiutare i dipendenti a ridurre lo stress legato al sovraccarico di informazioni:

  1. Rivaluta le tue comunicazioni a tema benessere per assicurarti che siano aggiornate e pertinenti per l’intera forza lavoro e affronta il potenziale sovraccarico di informazioni all’interno della tua organizzazione.
  2. Arruola (o reinserisci!) i tuoi manager nelle posizioni di “wellness evangelist” (o promotori del benessere), assicurandoti di aiutarli a stabilire limiti su quante email e comunicazioni inviano e quando le inviano.
  3. Ricorda ai dipendenti di sfruttare le app e gli strumenti dedicati a relax e mindfulness integrati nella tua soluzione per il benessere aziendale.
  4. Promuovi app e strumenti che possano ridurre i livelli di stress sul posto di lavoro, inclusi quelli che invogliano a fare esercizio tutto l’anno.
  5. Incoraggia una cultura che valorizzi la disconnessione a fine della giornata e promuova una corretta quantità di sonno.
  6. Verifica che la tua soluzione dedicata al benessere metta a disposizione strategie che supportino le diverse esigenze della forza lavoro multigenerazionale: quando si tratta di salute e benessere, generazioni diverse hanno preoccupazioni diverse.
  7. Assicurati che le tue iniziative dedicate al benessere e alla riduzione dello stress raggiungano tutti i tuoi dipendenti, sia a distanza che in ufficio, sia a ore che sotto contratto.